프로젝트 진행, 물품·장비·서비스 도입을 준비할 때 가장 먼저 확인해야 할 것은 바로 얼마나 비용이 드는가입니다. 이때 여러 업체로부터 합리적인 견적을 받기 위해 사용하는 문서가 견적요청서입니다. 이 글에서는 실무에서 바로 활용할 수 있는 견적 요청서 작성법과 함께, 깔끔하게 정리된 Word 견적요청서 양식 무료 다운로드 링크를 소개합니다.
📌 목차
1. 견적요청서가 중요한 이유
전화나 메신저로 대략적인 금액만 확인하고 진행하면, 나중에 “처음 말했던 금액과 다르다”는 문제로 이어질 수 있습니다. 공식 문서 형태의 견적요청서를 사용하면 요청 조건, 수량, 사양, 납기 등이 명확해져 정확한 비교와 판단이 가능해집니다.
- 여러 업체의 견적을 동일 조건으로 비교할 수 있음
- 요청 조건이 문서로 남아 추후 분쟁 가능성 감소
- 예산 수립 및 내부 보고 시 근거 자료로 활용 가능
- 공식 문서를 통해 업체에 신뢰도 있는 의사소통이 가능
2. 견적요청서 기본 구성 항목
✔ 필수 항목
- 문서 제목 (예: “○○ 시스템 구축 견적요청서”, “사무용 PC 공급 견적요청”)
- 요청 일자 및 견적서 회신 기한
- 요청 기관·회사명, 담당자 정보, 연락처
- 요청 품목 또는 서비스 내역 (품명, 사양, 수량)
- 희망 납기일 및 납품 장소
- 지불 조건(선불/후불, 분할지급 여부 등)
- 기타 요청 조건(무상 A/S 기간, 설치 포함 여부 등)
- 견적 제출 방식(이메일, 팩스, 우편 등)
✔ 옵션 항목
- 예상 예산 범위(있는 경우)
- 비교 견적을 위한 세부 규격 또는 필수 조건
- 기존 사용 제품 정보(교체·증설 시)
- 기술 제안서 요청 여부
3. 정확한 견적을 받기 위한 작성 팁
🔹 1) “조건 통일”이 핵심
여러 업체의 견적을 비교해야 한다면, 품목명, 사양, 수량, 납기 조건을 최대한 구체적으로 통일해서 제시해야 합니다. 그래야 진짜 “가성비” 비교가 가능합니다.
🔹 2) 사양·기능을 구체적으로 작성
예: “노트북” 대신, “i5 이상 / RAM 16GB / SSD 512GB / 14인치 / OS 포함”과 같이 상세 스펙을 적으면 업체도 명확한 견적을 제시할 수 있습니다.
🔹 3) 납기와 A/S 조건 명시
- 언제까지 필요한지(납품 희망일)
- 설치 포함 여부
- 무상 A/S 기간 및 범위
이 조건들을 미리 써두면, 단순 가격뿐 아니라 서비스 품질까지 비교할 수 있습니다.
🔹 4) 회신 기한과 회신 방법을 명확히
견적 회신 마감일과 제출 채널(이메일 주소, 담당자, 양식 등)을 명확히 써두면 진행 속도를 높일 수 있습니다.
4. 견적요청서 예시 구성
[견적요청서]
1. 기본 정보
- 요청일: 2025-11-23
- 요청기관: ○○주식회사
- 담당자: 경영지원팀 김대리
- 연락처: 010-1234-5678 / 이메일: sample@company.com
2. 요청 내역
| 번호 | 품목 | 사양 및 상세 조건 | 수량 |
| 1 | 사무용 데스크탑 | i5 이상, RAM 16GB, SSD 512GB, 24인치 모니터 포함 | 10대 |
| 2 | 공용 레이저 프린터 | 자동 양면, 네트워크 공유, 월 출력량 5,000장 이상 | 2대 |
3. 납품 및 계약 조건
- 납품 희망일: 2025-12-10 이전
- 납품 장소: 서울시 ○○구 ○○로 00, ○○빌딩 5층
- 설치 및 초기 세팅 포함 요청
- 무상 A/S: 최소 1년 이상
4. 지불 조건
- 세금계산서 발행 후 익월 말 지급
- 부가가치세(VAT) 포함 견적 요청
5. 견적 제출 안내
- 제출 마감일: 2025-11-30 (일) 18:00
- 제출 방법: 이메일(PDF 첨부) 제출
- 제출처: sample@company.com (경영지원팀 앞으로)
※ 기타 제안 사항이 있을 경우 별도 제안서 첨부 가능.
위 예시는 물품·장비 구매를 기준으로 작성했으며, 서비스 용역 견적에도 구조만 조금 수정하면 그대로 적용할 수 있습니다.
5. 견적요청서 양식 Word 무료 다운로드
아래 버튼을 클릭하시면 실무에서 바로 사용할 수 있는 Word(.docx) 견적요청서 양식을 무료로 다운로드할 수 있는 페이지로 이동합니다.
양식에는 요청 정보, 품목 내역, 납기 조건, 지불 조건, 제출 안내 등이 표 형식으로 정리되어 있어 내용을 채워 넣기만 해도 실무에서 바로 사용할 수 있습니다.
마무리
명확하게 작성된 견적요청서는 정확한 금액 산정과 업체 비교의 출발점입니다. 위 가이드와 예시, 그리고 Word 양식을 활용해 보다 체계적인 견적 요청 프로세스를 구축해 보세요. 이후 예산계획서·구매요청서 등의 문서와도 자연스럽게 연계되어 업무 효율이 크게 높아집니다.
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