면세사업자 계산서는 부가가치세가 면제되는 업종(면세 업종)에서 거래 사실을 증빙하기 위해 발행하는 공식 문서입니다. 과세사업자가 발행하는 세금계산서와 달리, 계산서는 부가세(세액) 항목이 없거나 0원으로 처리되는 것이 핵심입니다. 거래처가 “증빙 서류를 달라”고 요청할 때, 면세사업자는 대부분 계산서로 대응하게 됩니다.
계산서(면세사업자)는 언제 발행하나요?
계산서는 원칙적으로 재화 또는 용역을 공급한 시점에 발행하는 것이 기본입니다. 월 단위 정산 거래라면, 거래가 발생한 달을 기준으로 묶어서 발행하는 방식으로 실무 처리가 이뤄지기도 합니다. 중요한 건 “늦게 발행해서 거래처 정산이 밀리는 상황”을 만들지 않는 것입니다.
- 거래 발생(공급) → 계산서 발행
- 거래처 정산일(월말/익월 초) 전에 미리 발행하면 분쟁이 줄어듭니다
- 발행 기준을 내부 규칙으로 정해두면 누락이 확 줄어듭니다
세금계산서와 계산서, 무엇이 다른가요?
실무에서 가장 많이 헷갈리는 부분이 바로 이 지점입니다. 면세사업자는 “세금계산서”가 아니라 “계산서”를 발행합니다.
- 세금계산서: 과세 거래(부가세 포함) / 공급가액 + 세액 표시
- 계산서: 면세 거래(부가세 면제) / 세액 항목 없음 또는 0원
거래처가 과세사업자라 해도, 내가 면세 거래를 제공한 경우라면 계산서 발행이 원칙입니다.
면세사업자 계산서에 꼭 들어가야 하는 필수 항목
계산서는 “부가세가 없을 뿐” 기본 구조는 세금계산서와 유사합니다. 아래 항목 누락이 많으면 거래처에서 반려되거나 재발행 요청이 들어옵니다.
- 공급자(면세사업자) 상호, 사업자등록번호, 대표자, 주소
- 공급받는 자(거래처) 상호, 사업자등록번호
- 작성일자(거래 발생일 기준)
- 공급가액(총 금액)
- 품목/용역명(거래를 식별 가능한 수준으로)
면세사업자 실무에서 자주 터지는 문제 3가지
- 1) 세금계산서를 요구받는 경우 → “면세업종이라 계산서 발행 대상”이라고 안내 후 계산서로 제출
- 2) 품목/내용이 너무 뭉뚱그려진 경우 → 거래처 내부 결재에서 반려되는 경우 많음
- 3) 누락/중복 발행 → 월별 엑셀 관리 없이 홈택스만 보면 실수 발생
엑셀로 관리하면 ‘누락’이 사라집니다
면세사업자는 거래가 많아질수록 “언제 누구에게 얼마나 발행했는지”가 섞이기 쉽습니다. 엑셀로 아래 항목만 관리해도 계산서 누락/중복을 크게 줄일 수 있습니다.
- 거래월(공급월)
- 거래처명
- 사업자번호
- 품목/프로젝트
- 공급가액
- 발행일
- 발행 여부(완료/대기)
지금 아래 엑셀 양식은 면세사업자 계산서 구조에 맞춰 만들어져 있어, 다운로드 후 거래처명/금액만 입력해도 바로 실무에 사용할 수 있습니다.
거래처 요청이 들어올 때마다 급하게 만들면 실수가 생깁니다. 지금 양식을 먼저 받아두고, 월별로 정리해두면 정산도 빨라지고 세무 자료 정리도 훨씬 쉬워집니다.