조달 요청서는 조직에서 필요한 물품·장비·서비스를 정확하고 신속하게 구매하기 위해 작성하는 공식 문서입니다. 예산 승인, 품목 검토, 공급업체 협의 등 조달 프로세스의 출발점이기 때문에 정확한 기재가 필수입니다. 아래에서는 실무에서 바로 적용할 수 있는 조달 요청서 작성법과 함께, 실무용 Word 조달 요청서 양식 무료 다운로드 링크를 제공합니다.
📌 목차
1. 조달 요청서가 중요한 이유
조달 요청서는 단순 구매 요청 문서를 넘어 예산 관리·재고 파악·업무 효율 향상을 위한 핵심 자료입니다. 작성이 정확할수록 불필요한 비용이나 지연을 줄일 수 있습니다.
- 필요 물품·서비스의 규격과 수량을 명확히 전달
- 예산 승인 및 지출 계획 수립의 기준 문서
- 공급업체와의 협의 및 견적 비교가 용이
- 조달 프로세스 투명성·기록 관리 강화
2. 조달 요청서 기본 구성 항목
✔ 필수 요소
- 문서 제목(조달 요청서 / 구매 요청서 등)
- 요청 부서 및 담당자 정보
- 요청일자 / 납기 희망일자
- 조달 요청 사유
- 요청 품목 상세 정보
- 품명
- 규격·모델명
- 수량
- 단가 및 금액
- 공급업체 정보(있는 경우)
- 총 예산 / 부가세 포함 여부
- 관련 첨부자료(견적서·사양서 등)
- 결재선(팀장·부서장·총무/구매)
✔ 선택 요소
- 대체 가능 품목 여부
- 긴급 요청 사유
- 계약 기간(서비스 조달 시)
- 기존 재고 여부
3. 승인률을 높이는 조달 요청서 작성 팁
📌 1) 사유는 명확하고 간결하게
“업무용 노트북 교체 필요(기존 장비 성능 저하)”처럼 명확한 사유 기재가 승인 속도를 높입니다.
📊 2) 품목 상세는 최대한 구체적으로
모델명·규격·브랜드·필요 기능 등 상세 기재는 구매 오류를 줄이고 견적 비교의 기준이 됩니다.
🧾 3) 견적자료를 함께 첨부
공급업체 2~3곳 가격 비교가 가능하면 예산 설득력이 커집니다.
📅 4) 납기일·필요 일정을 명확히
프로젝트 일정과 연결되는 경우 납기일을 명확히 기재하면 구매 일정 조율이 용이합니다.
4. 조달 요청서 예시 구성
[조달 요청서]
요청부서: IT운영팀
요청자: 김대리
요청일: 2025-11-27
희망 납기일: 2025-12-10
1. 요청 사유
- 신규 개발 프로젝트 진행을 위한 고성능 노트북 추가 구매
2. 요청 품목
| 품명 | 규격/모델명 | 수량 | 단가 | 금액 |
|----------------|---------------------------|------|-----------|-------------|
| 노트북 | Dell XPS 15 (i7/32GB) | 2 | ₩2,450,000 | ₩4,900,000 |
| 소프트웨어 | JetBrains All Product Pack | 2 | ₩320,000 | ₩640,000 |
3. 총 예산
- 합계: ₩5,540,000 (부가세 포함)
4. 첨부자료
- 공급업체 견적서 2부
- 노트북 사양 비교표
5. 결재선
팀장 → 부서장 → 구매팀 → 총무팀
위 예시는 일반적인 IT 장비 조달 요청 상황을 기준으로 작성되었으며, 사무용품·서비스 계약·장비 구매 등 다양한 조달 상황에 맞게 조정해 사용할 수 있습니다.
5. 조달 요청서 Word 양식 무료 다운로드
아래 버튼을 클릭하면 바로 사용할 수 있는 Word(.docx) 조달 요청서 양식 다운로드 페이지로 이동합니다.
양식은 품목명·규격·수량·금액·사유·결재선 등이 표로 구성되어 있어, 내용을 입력하기만 해도 완성도 높은 조달 요청 문서를 만들 수 있습니다.
마무리
조달 요청서는 비용 절감과 구매 오류 방지, 그리고 업무 효율화를 동시에 달성하는 핵심 문서입니다. 위 작성 가이드와 무료 양식을 활용하여 정확하고 신속한 조달 프로세스를 구축해보세요.
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