업무를 진행하다 보면 회의비, 출장비, 구매비 등 다양한 비용을 먼저 지출하고 이후 회사에 정산을 요청해야 하는 경우가 많습니다. 이때 필요한 문서가 바로 지출결의서입니다. 지출결의서는 비용 사용 내역을 명확하게 정리해 회계팀이나 재무팀이 정확하게 검토·처리할 수 있도록 돕는 필수 문서입니다. 아래에서는 실무에서 바로 사용할 수 있는 지출결의서 작성법과 함께, 깔끔하게 구성된 Word 지출결의서 양식 무료 다운로드 링크를 안내드립니다.
📌 목차
1. 지출결의서가 중요한 이유
지출결의서는 비용 정산의 근거 문서로 사용되기 때문에, 작성이 부정확하면 정산 지연·반려·재검토 등의 문제가 발생할 수 있습니다.
- 지출 내역을 정확하게 문서화해 회계 처리 오류 방지
- 부서별·항목별 비용 사용 이력 관리 가능
- 결재 라인을 통해 내부 통제 및 승인 절차 준수
- 세금계산서·영수증 등 첨부 증빙과 함께 감사 대비 가능
2. 지출결의서 기본 구성 항목
✔ 필수 항목
- 문서 제목 (예: “지출결의서”, “경비 정산 결의서”)
- 작성일, 요청 부서, 작성자 정보
- 지출 사유 및 목적
- 지출 항목(품명, 용도, 수량, 단가, 총액)
- 지출 일자 및 사용처(가맹점, 업체명 등)
- 결제 방식(법인카드, 개인 선지출, 계좌이체 등)
- 총 지출 금액 및 예산 코드
- 결재선(팀장, 부서장, 재무팀 등)
- 첨부 증빙(영수증, 세금계산서, 견적서 등)
✔ 선택 항목
- 프로젝트 코드 또는 부문 배분 코드
- 거래처 사업자등록번호 입력란
- 세부 정산 메모란
3. 정확한 비용 정산을 위한 작성 팁
🔹 1) 지출 목적과 금액을 명확히 서술
예: “프로젝트 A 킥오프 회의비”, “UX 테스트 응답자 리워드 비용”과 같이 구체적으로 기재해야 회계팀에서 빠르게 확인할 수 있습니다.
🔹 2) 지출 항목별 단가·수량 표기
전체 금액만 적으면 반려될 가능성이 높습니다. 항목별로 나누어 기록해야 정확한 정산이 이루어집니다.
🔹 3) 영수증·증빙자료는 반드시 첨부
정산 처리는 증빙이 없으면 불가합니다. 현금영수증, 세금계산서, 카드전표 등 필수 증빙은 반드시 파일 또는 실물로 제출해야 합니다.
🔹 4) 예산 코드 및 결재선 확인
부서별 예산 항목을 기준으로 코드가 다르기 때문에, 사전에 해당 코드를 확인해 정확하게 입력해야 정산 지연을 예방할 수 있습니다.
4. 지출결의서 예시 구성
[지출결의서]
작성일: 2025-11-23
부서: 마케팅팀
작성자: 박사원
1. 지출 사유
- 2025년 11월 콘텐츠 제작 회의비
2. 지출 내역
| 항목 | 사용처 | 수량 | 단가 | 금액 | 결제 방식 |
| 커피 및 음료 | ○○카페 | 8 | ₩5,500 | ₩44,000 | 개인 선지출 |
| 샌드위치 | ○○샌드위치점 | 8 | ₩7,000 | ₩56,000 | 개인 선지출 |
| **총 지출 금액** | | | | **₩100,000** | |
3. 지출 일자
- 2025-11-21
4. 예산 코드
- 2025 마케팅 운영비(회의비)
5. 결재선
- 팀장 → 부서장 → 재무팀
6. 첨부 증빙
- 카드 영수증 2건
- 간이영수증 없음(카드전표로 대체)
위 예시는 단순 회의비 정산 유형을 기준으로 작성했으며, 구매비·출장비·광고비 정산 등 다양한 유형에 맞춰 항목만 수정하면 그대로 활용 가능합니다.
5. 지출결의서 양식 Word 무료 다운로드
아래 버튼을 클릭하시면 실무에서 바로 사용할 수 있는 Word(.docx) 지출결의서 양식을 무료로 다운로드할 수 있는 페이지로 이동합니다.
양식에는 지출 항목, 금액, 사용처, 결재선 등이 표 형태로 정리되어 있어, 내용을 채워 넣기만 하면 정산 문서가 바로 완성됩니다.
마무리
정확한 지출결의서는 회사 재무 이력 관리와 비용 투명성을 높이는 데 중요한 역할을 합니다. 위 작성 가이드와 예시, 그리고 제공된 Word 양식을 활용해 보다 효율적인 비용 정산 프로세스를 구축해 보세요.
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